Sistema di gestione del personale dislocato in diverse sedi

RICHIESTA

L' Università degli Studi di Macerata richiese la possibilità di fornire un sistema che permettesse all'ufficio del personale di applicare tutte le regole contrattuali che regolavano gli accessi del personale non docente dei vari dipartimenti sparsi nelle numerosi sedi della città di Macerata e nella provincia. Per svolgere questa attività , era necessario raccogliere tutte le autorizzazioni rilasciate dai capi struttura e confrontarle con quanto risultava dalla documentazione registrata in loco per poi applicare le articolate regole contrattuali. A complicare il lavoro dell'ufficio del personale, c'erano gestioni degli orari estremamente flessibili (settimane corte e lunghe, part time verticali, orizzontali e misti, pause pranzo, buoni pasto etc) . Inoltre andavano gestiti i residui di permessi di varia natura a disposizione dei singoli dipendenti in funzione di caratteristiche contrattuali e di situazioni personali (tra tutti il personale circa una ventina di voci diverse). Quotidianamente venivano tenuti sotto controllo manualmente i residui dei permessi goduti e maturati e venivano informati coloro che ne facevano continuamente richiesta (dipendenti, responsabili , dirigenti).

SOLUZIONE

Innanzi tutto sono stati introdotti i marcatempo elettronici sparsi in tutta la provincia collegati in rete ed un software di rilevazione presenze unico e prevedendo una gestione bidirezionale tra utente ed ufficio del personale. Sono state progettate e realizzate due nuove piccole applicazioni software specifiche, una che ha coinvolto i produttori dei marcatempo ed una altra ha coinvolto il fornitore del software presenze ed un terzo soggetto che realizzato un interfaccia di "pilotaggio" . Quotidianamente vengono calcolate e quadrate le giornate aggiornando tutti i contatori al giorno antecedente. L'ufficio del personale decide quotidianamente cosa consentire di visualizzare nei marcatempo in modo che ciascun dipendente, usufruendo del proprio badge possa arbitrariamente decidere di verificare o meno la propria situazione. In un secondo momento, abbiamo automatizzato tutta la gestione delle autorizzazioni tra dipendenti, responsabili ed ufficio del personale applicando dei flussi di processo automatici a tre livelli garantendo la riservatezza, l'autonomia delle persone, la tracciabilità delle modifiche apportate e una volta storicizzati i dati dall'ufficio del personale, la certezza che i livelli sottostanti non possano modificare più i dati.

VANTAGGI

Il nuovo sistema informativo ha consentito all'ufficio del personale di uscire dal collasso di dover sanare continuamente situazioni, ripetere ogni volta i conteggi e soprattutto di aver eliminato telefonate, mail, carte. L'intera organizzazione ha a disposizione tutto il sistema automaticamente aggiornato al giorno prima, dati certi e puntuali. I responsabili di settore ricevono le richieste del personale elettronicamente, possono visualizzare le situazioni attuali e storiche del singolo e del gruppo prima di autorizzare o negare il permesso ai propri subalterni. Il personale ha risposte celeri, certe, automatiche ed un maggiore rispetto della privacy.