IL NOSTRO CLIENTE SEA SRL IN 8 MESI E’ DIVENTATO AUTONOMO NEL GESTIRE LE PAGHE INTERNAMENTE

Nel giugno 2020 tramite il nostro sito arriva una richiesta del responsabile dei servizi informativi della SEA SRL interessato al nostro servizio “elaborazione assistita” dei cedolini paga. Giuseppe ci scrive che forniscono servizi integrati di gestione agli edifici pubblici e privati, che oltre al contratto principale di imprese di pulizia, gestiscono altri contratti e che hanno un prospetto contabile molto analitico per la registrazione dei costi del personale, quindi vorrebbero essere richiamati per avere maggiori informazioni.

Contatto l’azienda e ci confrontiamo telefonicamente in una conversazione a 3 con l’amministratore Gavino e l’ICT Giuseppe. Gavino mi fa presente che il costo delle spese del personale per i 30 dipendenti è troppo alto e questo impedisce all’azienda di acquisire nuovi appalti rispetto alla concorrenza e quindi di crescere. Per uscire da questa situazione che li penalizza, hanno deciso di aumentare le competenze interne, come già è avvenuto con la contabilità, di diventare al più presto autonomi anche con la gestione delle risorse umane senza rischiare però di andare incontro ad errori e sanzioni.   

Conti alla mano, il nostro servizio “elaborazione assistita” non è un investimento, bensì un risparmio sin da subito, in quanto il costo dell’acquisto del software a metà anno sommato ai costi di formazione del personale, sommati ai costi per elaborare le mensilità mancanti con il nuovo CDL è già inferiore a quanto pagherebbero per il resto dell’anno con l’attuale CDL. Non rimane che illustrare nel dettaglio i vari step previsti e consentire di valutare la sicurezza della soluzione.

Organizziamo una dimostrazione on-line con tutto il personale SEA che sarà coinvolto in Amministrazione per vedere il software presentato da uno dei tecnici che successivamente farà loro assistenza nella gestione operativa. In seconda istanza facciamo una video-call con il nuovo CDL che li affiancherà durante il periodo di elaborazione assistita, per chiare gli ultimi dubbi. Forniamo preventivi di spesa dettagliati, contratti e i primi di luglio 2020 si parte.

Iniziamo con una call per condividere le regole da adottare e i compiti da svolgere entro la prossima scadenza congiuntamente concordata. Il sottoscritto si occuperà della formazione del personale SEA facendo da supervisore e da collegamento tra l’AZIENDA (Amministratore, ITC, responsabile contabile e responsabile paghe), tra i TECNICI DEL SOFTWARE PAGHE che faranno formazione ed assistenza tecnica, tra il personale dello STUDIO DI CDL che si occuperà del supporto normativo, delle elaborazione, della produzione dei riepiloghi e modelli mensili nonché degli adempimenti straordinari, delle scadenze annuali e di eventuali richieste straordinarie di consulenze.

L’inizio è abbastanza impegnativo per il personale dell’azienda in quanto prevede il caricamento delle varie parti anagrafiche, l’apprendimento degli aspetti pratici e l’approfondimento in autonomia degli aspetti normativi.

Dopo la fase di caricamento anagrafico, in questo caso, in accordo con l’azienda SEA SRL abbiamo deciso di iniziare il parallelo con i cedolini di gennaio 2020 e proseguire con i parallelo di TUTTI i mesi successivi fino ad iniziare ad elaborare in “assistita” le paghe di agosto 2020. Avremmo potuto fermarci al primo mese per poi passare al caricamento dei progressivi, ma allora optammo per la strada più lunga.  Il parallelo del primo mese è sempre traumatico, ma del resto è un po' come imparare a nuotare dopo essere stati scaraventati in acqua; si galleggia, si sbraccia, ci si aggrappa qua e là per non affogare, poi si prende confidenza, ci si coordina e viaaa! Si nuota!

Durante il parallelo del primo mese si ha la possibilità di apprendere più o meno il 70% di quello che riguarderà le future elaborazioni e se si approfondiscono e acquisiscono i concetti sistemano correttamente le impostazioni anagrafiche piuttosto che limitarsi a gestire meccanicamente le differenze forzando i valori, le elaborazioni dei mesi successivi saranno una passeggiata.

Una volta terminata l’elaborazione di tutti i cedolini del primo mese, con il supporto dei tecnici software, dei CDL e del sottoscritto, è la volta di controllare i riepiloghi, i contributi, l’inail, gli F24, gli UNIEMENS, i TFR, i prospetti contabili etc.

Sea ha impiegato più tempo del previsto ad elaborare il parallelo di gennaio 2020 e dei restanti mesi, arrivando ad allinearsi con le paghe di settembre e consentendo al nuovo CDL del lavoro di supportarli nell’elaborazione assistita con i primi cedolini ufficiali di ottobre 2020 durante il mese di novembre.

Nonostante questo ritardo sui tempi previsti, dopo l’elaborazione dei cedolini di dicembre con i conguagli di fine anno, l’azienda SEA SRL ha deciso di iniziare ad elaborare le 50 paghe di gennaio 2021 operando autonomamente e risparmiando il 90% del costo di elaborazione.  SEA SRL ha anche raggiunto lo scopo di avere più consapevolezza dei costi del personale, degli aspetti normativi, dei diritti e dei doveri di azienda e dipendenti, delle norme sulla sicurezza del lavoro per garantire ancora di più l’incolumità dei propri lavoratori all’interno dei locali delle aziende sue clienti.

Nell’ultimo mese elaborato dalla SEA SRL che è al momento è Aprile 2021, il numero dei cedolini elaborati nel mese è arrivato a 60; praticamente il numero dei dipendenti è raddoppiato rispetto a 10 mesi fa, ora l’azienda ha il costo del personale perfettamente sotto controllo e può aggiudicarsi più appalti di prima rispetto alla concorrenza.

Per leggere la testimonianza diretta dell’amministratore di SEA SRL Dr. Gavino Canu, clicca qui: https://bit.ly/3fBUmCb

Per avere informazioni sul nostro servizio di “elaborazione assistita” clicca qui: https://www.pagheon-line.eu/elaborazione-assistita.html